Στην ψηφιακή εποχή, το email είναι πρωταρχικός τρόπος επικοινωνίας, τόσο σε προσωπικό όσο και σε επαγγελματικό επίπεδο. Είναι σημαντικό να κάνετε θετική εντύπωση μέσω των email σας και ένας τρόπος για να το κάνετε αυτό είναι να έχετε μια επαγγελματική υπογραφή email.
Παρακάτω θα δείτε αναλυτικά πώς να προσθέσετε μια επαγγελματική υπογραφή στον λογαριασμό σας στο Gmail, διασφαλίζοντας ότι τα email σας μεταφέρουν αποτελεσματικά την ταυτότητα και τον επαγγελματισμό σας. Είτε είστε ιδιώτης είτε επαγγελματίας, μάθετε πώς να δημιουργήσετε μια υπογραφή email που αφήνει εντυπώσεις.
Γιατί να χρησιμοποιήσω το Gmail για τα email μου;
Καταρχάς ανάμεσα σε τόσες πλατφόρμες γιατί να χρησιμοποιήσετε το gmail για τα επαγγελματικά σας email;
Το gmail είναι μια πλατφόρμα που βασίζεται στο cloud και παρέχει πρόσβαση σε πολλές χρήσιμες υπηρεσίες της Google. Χρησιμοποιώντας gmail θα έχετε πρόσβαση τόσο στο προσωπικό όσο και στα επαγγελματικά σας email με εύκολη διαχείριση και ταξινόμηση. Μπορείτε να έχετε διαφορετικές υπογραφές για κάθε email. Από έναν μόλις λογαριασμό έχετε πρόσβαση από όσες συσκευές χρησιμοποιείτε εντός και εκτός του εργασιακού χώρου και επιπλέον σε όλες τις υπηρεσίες της Google.
Πώς προσθέτω υπογραφή στο gmail μου;
- Συνδεθείτε από υπολογιστή στον λογαριασμό σας στο google και μπείτε στο gmail.
- Πατήστε το γρανάζι πάνω δεξιά και έπειτα “Δείτε όλες τις ρυθμίσεις”
3. Στην πρώτη καρτέλα “Γενικά” θα κατεβείτε έως την ενότητα “Υπογραφή”. Εκεί μπορείτε να δημιουργήσετε και να επεξεργαστείτε τις υπογραφές σας.
4. Πατήστε “Δημιουργία Νέου” και δώστε όνομα στην νέα σας Υπογραφή και πατήστε “Δημιουργία”
5. Εισάγετε την υπογραφή σας στο πλαίσιο. Μπορείτε να επιλέξετε γραμματοσειρά, μέγεθος, στυλ και χρώμα κειμένου. Επιλέξτε το κείμενο που θέλετε, πχ την διεύθυνση σας και πατώντας στο εικονίδιο του συνδετήρα προσθέστε τον αντίστοιχο σύνδεσμο. Πατήστε το εικονίδιο της εικόνας για να προσθέσετε εικόνες από τον υπολογιστή σας. Προσαρμόστε το μέγεθος της εικόνας ώστε να φαίνεται σωστά.
6. Επιλέξτε το email στο οποίο θέλετε να προστεθεί η υπογραφή σας και έπειτα επιλεξτε την υπογραφή από κάτω.
7. Κατεβείτε στο τέλος της σελίδας και πατήστε “Αποθήκευση αλλαγών”
8. Όταν συντάσετε ή όταν απαντάτε σε ένα email η υπογραφή σας εμφανίζεται αυτόματα στο τέλος του email.
Συμβουλές για επαγγελματική υπογραφή email
Κρατήστε την απλή
Η υπογραφή του email σας πρέπει να είναι καθαρή, περιεκτική και ευανάγνωστη. Αποφύγετε να το γεμίζετε με υπερβολικές πληροφορίες, εικόνες ή emoji. Μείνετε στα βασικά: το όνομά σας, τον τίτλο, την εταιρεία, τον αριθμό τηλεφώνου και την ιστοσελίδα σας.
Συμπεριλάβετε το πλήρες όνομά σας
Το πλήρες όνομά σας είναι απαραίτητο στην υπογραφή του email σας. Βοηθά τους παραλήπτες να σας αναγνωρίζουν εύκολα.
Προσδιορίστε τον τίτλο και την εταιρεία σας
Δηλώστε ξεκάθαρα τον τίτλο εργασίας σας και το όνομα του οργανισμού σας. Αυτές οι πληροφορίες προσθέτουν αξιοπιστία στο email σας και παρέχουν στους παραλήπτες ένα πλαίσιο σχετικά με τον ρόλο σας.
Συμπεριλάβετε στοιχεία επικοινωνίας
Μαζί με τη διεύθυνση email σας, συμπεριλάβετε έναν αριθμό τηλεφώνου, την διεύθυνσή σας και την ιστοσελίδα σας. Μπορείτε ακόμη να προσθέσετε εικονίδια με τα social media σας.
Προσθέστε επαγγελματική φωτογραφία (Προαιρετικό)
Ένα επαγγελματικό πορτρέτο μπορεί να προσθέσει χαρακτήρα και αξιοπιστία στην υπογραφή σας. Καλό θα ήταν να χρησιμοποιείτε μια επαγγελματική φωτογραφία, κατάλληλη για τις επιχειρήσεις. Ωστόσο, δεν είναι υποχρεωτικό.
Χρησιμοποιήστε υπερσυνδέσμους
Προσθέστε συνδέσμους προς τα κοινωνικά σας μέσα, τον ιστότοπο της εταιρείας σας ή άλλες σχετικές σελίδες. Χρησιμοποιήστε καθαρούς και συνοπτικούς υπερσυνδέσμους και μην το παρακάνετε. Μπορείτε να προσθέσετε συνδέσμους ακόμη και σε εικόνες ή εικονίδια.
Εξετάστε τις νομικές απαιτήσεις και τις απαιτήσεις συμμόρφωσης
Ανάλογα με τις πολιτικές του κλάδου και της εταιρείας σας, ενδέχεται να υπάρχουν συγκεκριμένες απαιτήσεις για υπογραφές email. Βεβαιωθείτε ότι η υπογραφή σας συμμορφώνεται με τυχόν νομικές ή κανονιστικές οδηγίες.
Προσέξτε τις γραμματοσειρές και τη μορφοποίηση
Χρησιμοποιήστε τυπικές γραμματοσειρές και μεγέθη γραμματοσειρών που είναι ευανάγνωστα. Η συνέπεια στη μορφοποίηση (π.χ. χρώμα και στυλ γραμματοσειράς) σε όλη την υπογραφή σας είναι απαραίτητη για μια επαγγελματική εμφάνιση.
Κάντε δοκιμή σε όλες τις συσκευές
Η υπογραφή email σας θα πρέπει να φαίνεται καλή και να λειτουργεί σωστά σε διάφορες πλατφόρμες και συσκευές. Δοκιμάστε το σε διαφορετικές συσκευές για να διασφαλίσετε τη συμβατότητα.
Διατηρήστε την υπογραφή ενημερωμένη
Ελέγχετε και ενημερώνετε τακτικά την υπογραφή του email σας για να αντικατοπτρίζει τυχόν αλλαγές στα στοιχεία επικοινωνίας, τον τίτλο εργασίας ή τα στοιχεία της εταιρείας σας.
