Οδηγίες για να ελέγχετε τα εταιρικά σας email από το MS Outlook και να κάνετε αυτόματη αρχειοθέτηση ώστε να μη γεμίζει το όριο του server.
Βήμα 1
Ανοίγω το Outlook και πατάω Αρχείο->Προσθήκη λογαριασμού
Βήμα 2
Γράφω το email μου και πατάω επόμενο
γράφω τον κωδικό και πατάω σύνδεση
Βήμα 3
Πατάω “τέλος” και ολοκληρώνεται η διαδικασία!
ΠΩΣ ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΩ ΓΙΑ ΝΑ ΜΗ ΓΕΜΙΣΕΙ ΤΟ EMAIL ΜΟΥ;
1) Πατάω Αρχείο->Επιλογές (τέρμα κάτω)
2) Επιλέγω Για προχωρημένους -> Ρυθμίσεις Αυτόματης Αρχειοθέτησης…
3) Επιλέγω 14 ημέρες -> 3 μήνες και πατάω ΟΚ και ΟΚ
4) Έπειτα πατάω Αρχείο -> Εργαλεία -> Εκκαθάριση παλαιών στοιχείων
5) Στο νέο παράθυρο που ανοίγει διαλέγω απο ποια ημερομηνία και μετά θα ξεκινήσουν να αρχειοθετούνται άμεσα τα Email και πατάω ΟΚ.
( Προτείνουμε να διαλέξετε λίγους μήνες πριν)
Η αρχειοθέτηση των email θα ξεκινήσει αμέσως και ο χώρος στον server θα αυξηθεί.
6) Τέλος επιλέγεις Αρχείο -> Ρυθμίσεις Λογαριασμού -> Ρυθμίσεις Λογαριασμού
7) Επιλέγεις αρχεία δεδομένων -> επιλέγεις το email που έχεις κάνει αρχειοθέτηση και πατάς Άνοιγμα θέσης αρχείου.
Το .pst αρχείο που βλέπεις το παίρνεις copy – paste σε μια εξωτερική μνήμη ή στον υπολογιστή σου σαν backup.
Είμαι έτοιμος!
Αρκεί να έχω ανοιχτό το Outlook στον υπολογιστή μου και θα μου αρχειοθετεί τα παλιά emails αυτόματα.
Τα emails αυτά δεν διαγράφονται και μπορώ να τα βρίσκω κάτω αριστερά στο Outlook.
